Versie 11 juni 2026
Uw privacy is belangrijk voor ons. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u hebt.
Deze privacyverklaring geldt voor de websites, producten en diensten van Christophe Zenner, met ondernemingsnummer BE0863.643.458, handelend onder de handelsnamen IT4Professionals en SOLID Mailings.
Wanneer wij in deze privacyverklaring spreken over “wij”, “ons” of “onze”, bedoelen wij Christophe Zenner, IT4Professionals en SOLID Mailings.
Hebt u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u ons contacteren via:
IT4Professionals / SOLID Mailings
E-mail IT4Professionals: info@it4professionals.be
E-mail SOLID Mailings: info@solidmailings.be
Telefoon: +32 (0)9 324 84 77
1. Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u bijvoorbeeld:
- onze websites bezoekt;
- contact met ons opneemt;
- een offerte aanvraagt;
- klant wordt;
- leverancier, zakelijke contactpersoon of partner bent;
- als partner of reseller diensten bij ons afneemt voor uw eigen klanten;
- een domeinnaam registreert of beheert via ons;
- hosting, mailboxen of andere technische diensten bij ons afneemt;
- gebruikmaakt van SOLID Mailings;
- transactionele e-maildiensten gebruikt;
- ons inschakelt voor webdesign, website-onderhoud, technische ondersteuning, advies, consultancy, audits of begeleiding;
- ons vraagt om wachtwoorden, toegangsgegevens of accountgegevens voor u te beheren;
- zich inschrijft voor communicatie van ons.
Daarnaast verwerken wij in bepaalde gevallen persoonsgegevens in opdracht van onze klanten. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer klanten gegevens van hun eigen contacten beheren via SOLID Mailings, wanneer wij websites, mailboxen, formulieren of systemen hosten, of wanneer wij technische ondersteuning leveren bij systemen waarin persoonsgegevens aanwezig zijn.
2. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke of verwerker
Voor persoonsgegevens die wij verwerken voor onze eigen bedrijfsvoering, klantenbeheer, facturatie, support, communicatie, beveiliging en websitebeheer, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
Voor persoonsgegevens die onze klanten via onze diensten verwerken, treden wij doorgaans op als verwerker. Denk bijvoorbeeld aan:
- contactenlijsten in SOLID Mailings;
- ontvangers van nieuwsbrieven;
- inschrijvingen voor evenementen;
- gegevens in formulieren op websites van klanten;
- mailboxgegevens of technische gegevens binnen hostingomgevingen;
- gegevens die nodig zijn voor technische ondersteuning.
In die gevallen verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van onze klant en volgens de afspraken in onze verwerkersovereenkomst. De klant blijft dan verantwoordelijk voor de rechtmatige verzameling en verwerking van die gegevens en voor de informatie die hij aan zijn eigen contacten, leden, klanten of bezoekers verstrekt.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw relatie met ons kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:
- naam en voornaam;
- bedrijfsnaam;
- postadres;
- e-mailadres;
- telefoonnummer;
- ondernemingsnummer en btw-nummer;
- facturatiegegevens;
- betalingsgegevens of betalingsstatus;
- gebruikersnaam en accountgegevens;
- domeinnamen en technische instellingen;
- IP-adressen;
- serverlogs, foutmeldingen, afleverlogs, spamfilterlogs, loginpogingen en andere technische logbestanden;
- mailboxadressen, mailboxinstellingen en, wanneer dat nodig is voor support of migratie, gegevens of inhoud van mailboxen;
- gegevens die nodig zijn voor domeinnaamregistratie;
- gegevens die nodig zijn voor webdesign, websitebeheer, onderhoud, verhuis of technische ondersteuning;
- bestanden, documenten, afbeeldingen, foto’s, video’s, audio-opnames, screenshots, scans, pdf’s of andere mediabestanden die u ons bezorgt in het kader van webdesign, websitebeheer, onderhoud, verhuis, support of technische ondersteuning, voor zover daarin persoonsgegevens voorkomen;
- toegangs- en authenticatiegegevens die u ons bezorgt of vraagt te beheren, zoals wachtwoorden voor mailboxen, websites, controlepanelen, FTP/SFTP, softwarelicenties, themes, plugins, Google-diensten of andere accounts;
- communicatie die u ons bezorgt via e-mail, telefoon, formulieren, supportvragen of andere kanalen;
- voorkeuren of instellingen binnen onze diensten.
Wanneer klanten gebruikmaken van SOLID Mailings, kunnen zij in het platform ook persoonsgegevens van hun eigen contacten verwerken. Dat kan onder meer gaan om namen, e-mailadressen, postadressen, telefoonnummers, groepen, segmenten, voorkeuren, inhoud van e-mails, nieuwsbrieven, berichten, sms’en, brieven, etiketten, documenten, afbeeldingen, mediabestanden of andere inhoud, inschrijvingen, uitschrijvingen, bounces, statistieken en betaal- of inschrijvingsgegevens.
Niet elk bestand of mediabestand bevat automatisch persoonsgegevens. Wanneer bestanden of mediabestanden informatie bevatten over geïdentificeerde of identificeerbare personen, behandelen wij die informatie als persoonsgegevens.
Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig is voor het doel waarvoor ze worden gebruikt.
4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Contact en communicatie
Wanneer u ons contacteert, verwerken wij uw gegevens om uw vraag te beantwoorden, u informatie te bezorgen, een offerte op te maken of verdere afspraken te maken.
Daarvoor gebruiken wij bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van uw bericht.
De rechtsgrond hiervoor is ons gerechtvaardigd belang om te kunnen communiceren met klanten, prospecten, leveranciers en andere zakelijke contacten, of het nemen van precontractuele maatregelen wanneer u informatie of een offerte vraagt.
Klantenbeheer en uitvoering van onze diensten
Wanneer u klant wordt, of wanneer u als partner of reseller diensten bij ons afneemt voor uw eigen klanten, verwerken wij persoonsgegevens om onze overeenkomst met u uit te voeren. Dat omvat onder meer:
- het registreren en beheren van domeinnamen;
- het leveren van hostingdiensten;
- het beheren van mailboxen;
- het leveren van support;
- het bouwen, aanpassen, onderhouden of verhuizen van websites;
- het beschikbaar stellen, beheren en ondersteunen van SOLID Mailings;
- het leveren of ondersteunen van transactionele e-maildiensten;
- het uitvoeren van advies, consultancy, audits of begeleiding;
- het uitvoeren van technische controles;
- het beheren van klantaccounts;
- het opvolgen van bestellingen, verlengingen en wijzigingen.
De rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst die wij met u sluiten.
Domeinnaamregistratie
Voor de registratie en het beheer van domeinnamen moeten bepaalde gegevens worden doorgegeven aan registrars, registers of andere partijen die betrokken zijn bij de registratie van domeinnamen.
Welke gegevens nodig zijn, hangt af van de gekozen domeinextensie en de regels van het betrokken register. Voor sommige domeinextensies kunnen bijkomende gegevens of documenten vereist zijn.
De rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, het voldoen aan verplichtingen van domeinregisters of toepasselijke regelgeving.
Webdesign, websitebeheer, onderhoud en advies
Wanneer u ons inschakelt voor webdesign, websitebeheer, onderhoud, verhuis, technische ondersteuning, advies, consultancy, audits of begeleiding, verwerken wij de persoonsgegevens die nodig zijn om die opdracht uit te voeren.
Het kan daarbij onder meer gaan om contactgegevens, projectinformatie, inhoud die u ons bezorgt, teksten, afbeeldingen, documenten, mediabestanden, toegangsgegevens, technische instellingen, domeinnamen, hostinggegevens, foutmeldingen, logbestanden en communicatie over het project.
In sommige gevallen kunnen wij tijdelijk toegang nodig hebben tot websites, CMS-systemen, hostingomgevingen, controlepanelen, mailboxen, externe diensten, softwarelicenties of andere accounts. Wanneer u ons daarvoor wachtwoorden of andere toegangsgegevens bezorgt, of ons vraagt die voor u te beheren, bewaren wij die gegevens op een beveiligde manier, bijvoorbeeld in een wachtwoordmanager.
De rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst, het nemen van precontractuele maatregelen wanneer u een offerte of advies vraagt, en ons gerechtvaardigd belang om onze diensten correct, veilig en efficiënt te kunnen uitvoeren.
Facturatie en boekhouding
Wij verwerken persoonsgegevens om facturen op te maken, betalingen op te volgen, onze boekhouding te voeren en aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen te voldoen.
Daarvoor verwerken wij bijvoorbeeld uw naam, bedrijfsnaam, postadres of facturatieadres, ondernemingsnummer, btw-nummer, e-mailadres, factuurgegevens en betalingsinformatie.
De rechtsgrond hiervoor is onze wettelijke verplichting.
Support en technische ondersteuning
Wanneer u support vraagt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om u te helpen. Dat kan gaan om contactgegevens, technische gegevens, domeinnamen, foutmeldingen, logbestanden, instellingen of informatie die u ons zelf bezorgt.
In sommige gevallen kunnen wij tijdelijk toegang nodig hebben tot een website, hostingomgeving, mailbox, account of platform om een probleem te onderzoeken of op te lossen.
De rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om onze diensten correct, veilig en betrouwbaar te kunnen leveren.
Beveiliging en misbruikpreventie
Wij verwerken technische gegevens om onze systemen, servers, websites, platformen en diensten te beveiligen. Denk bijvoorbeeld aan IP-adressen, serverlogs, foutmeldingen, loginpogingen, spam- en abuse-informatie en technische monitoring.
Deze gegevens gebruiken wij onder meer om:
- storingen op te sporen;
- misbruik te voorkomen;
- spam, hacking en aanvallen te detecteren;
- de stabiliteit van onze infrastructuur te bewaken;
- klanten en systemen beter te beschermen.
De rechtsgrond hiervoor is ons gerechtvaardigd belang om onze diensten veilig en betrouwbaar aan te bieden.
Nieuwsbrieven en commerciële communicatie
Wij kunnen u informeren over onze eigen diensten, wijzigingen, updates, tips of relevante informatie in verband met IT4Professionals of SOLID Mailings.
Dit doen wij enkel wanneer dit wettelijk toegestaan is, bijvoorbeeld omdat u klant bent, omdat er een bestaande zakelijke relatie is, of omdat u hiervoor toestemming hebt gegeven.
U kunt zich altijd uitschrijven of bezwaar maken tegen verdere marketingcommunicatie. Onze nieuwsbrieven en marketingmails bevatten een uitschrijfmogelijkheid.
Websitebezoek en statistieken
Op de website it4professionals.be gebruiken wij cookies en vergelijkbare technologieën. Voor noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist. Voor niet-noodzakelijke cookies, zoals cookies voor statistieken of analyse, vragen wij uw toestemming via CookieYes.
IT4Professionals gebruikt onder meer Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en om de website te verbeteren. Meer informatie over de gebruikte cookies vindt u in het afzonderlijke cookiebeleid op it4professionals.be.
Op de website solidmailings.be gebruiken wij enkel noodzakelijke cookies. Wij gebruiken daar geen trackingcookies en geen statistische cookies.
5. SOLID Mailings en gegevens van contacten van klanten
SOLID Mailings is een platform waarmee onze klanten onder meer nieuwsbrieven, contacten, inschrijvingen, betalingen, formulieren, evenementen en communicatie kunnen beheren.
Wanneer een klant gegevens van zijn eigen contacten, leden, klanten, prospecten, deelnemers of relaties in SOLID Mailings invoert of beheert, is die klant in principe de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens dan als verwerker, in opdracht van de klant.
Het kan daarbij onder meer gaan om:
- namen;
- e-mailadressen;
- postadressen;
- telefoonnummers;
- voorkeuren;
- segmenten of groepen;
- inschrijvingen;
- uitschrijvingen;
- bounces;
- communicatiegeschiedenis;
- inhoud van e-mails, nieuwsbrieven, berichten, sms’en, brieven, etiketten, formulieren, documenten of andere communicatie;
- afbeeldingen, foto’s, pdf’s, mediabestanden of andere bestanden die de klant via het platform beheert of gebruikt, voor zover daarin persoonsgegevens voorkomen;
- statistieken zoals opens en clicks, wanneer de klant tracking gebruikt;
- gegevens over evenementen, inschrijvingen, aanwezigheden, bestellingen of betalingen.
Wij gebruiken deze gegevens niet voor eigen commerciële doeleinden. Wij verwerken ze uitsluitend om SOLID Mailings beschikbaar te stellen, technisch mogelijk te maken, te beheren, te beveiligen, support te leveren en de diensten aan onze klant uit te voeren.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om het platform en de daarin verwerkte gegevens te beveiligen. De klant blijft verantwoordelijk voor de gegevens die hij in SOLID Mailings invoert of beheert, voor de rechtmatigheid van die verwerking en voor de communicatie met zijn eigen contacten, leden, klanten, prospecten, deelnemers of relaties.
Wilt u uw rechten uitoefenen met betrekking tot gegevens die door een klant in SOLID Mailings worden beheerd, dan neemt u best eerst contact op met de organisatie die u de communicatie heeft gestuurd of die uw gegevens via SOLID Mailings verwerkt. Wanneer u ons rechtstreeks contacteert, zullen wij waar mogelijk helpen of uw verzoek doorgeven aan de betrokken klant.
6. Aan wie geven wij persoonsgegevens door?
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.
Wij delen persoonsgegevens enkel wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, onze bedrijfsvoering, wettelijke verplichtingen of beveiliging.
Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan onder meer:
- hosting- en infrastructuurpartners;
- domeinnaamregistrars en domeinregisters;
- technische dienstverleners;
- softwareleveranciers;
- boekhouder of accountant;
- betalingsproviders;
- sms- of e-maildienstverleners wanneer die nodig zijn voor een gevraagde dienst;
- zelfstandige partners, gespecialiseerde collega’s of dienstverleners die ons helpen bij webdesign, ontwikkeling, onderhoud, serverbeheer, support, beveiliging, grafisch ontwerp, logodesign, copywriting, administratieve ondersteuning of andere onderdelen van onze dienstverlening;
- overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Met partijen die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, maken wij passende afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
In principe verwerken wij persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte.
Voor bepaalde diensten of onderdelen van onze dienstverlening kan het echter gebeuren dat persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of doorgegeven. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer dit noodzakelijk, passend of redelijkerwijs nuttig is voor de uitvoering, levering, ondersteuning, beveiliging, continuïteit, foutopsporing, incidentopvolging, verbetering, licentiecontrole, updates, support of het beheer van de overeengekomen diensten.
Dit kan onder meer voorkomen bij bepaalde domeinnaamregistraties, externe software, online diensten, licenties, supportsystemen, beveiligingsdiensten, communicatiediensten, serverbeheersoftware, backupsoftware, installatietools, monitoring of andere technische hulpmiddelen die nodig, passend of redelijkerwijs nuttig zijn voor onze dienstverlening.
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of doorgegeven, doen wij dat enkel wanneer daar een geldige grond voor bestaat en wanneer passende waarborgen voorzien zijn, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen, contractuele afspraken of andere maatregelen die onder de toepasselijke privacywetgeving zijn toegestaan.
8. Bewaren van persoonsgegevens en backups
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze verwerkt worden, tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht is of gerechtvaardigd is voor bijvoorbeeld administratie, klantenbeheer, support, beveiliging, continuïteit, bewijsvoering, geschillenbeheer of de verdediging van onze rechten.
Dat betekent niet dat persoonsgegevens automatisch worden verwijderd zodra iemand geen klant meer is, zich uitschrijft voor marketingcommunicatie of wanneer een concrete opdracht is afgerond. In sommige gevallen blijven bepaalde gegevens nog nodig voor andere doeleinden, zoals facturatie, boekhouding, klantenhistoriek, support, technische opvolging, bewijsvoering, beveiliging of het respecteren van een uitschrijving.
In grote lijnen hanteren wij de volgende principes:
- Facturen, boekhoudkundige documenten en gegevens die nodig zijn voor fiscale verplichtingen bewaren wij minstens gedurende de wettelijke bewaartermijn. Wanneer een langere bewaring noodzakelijk of redelijkerwijs gerechtvaardigd is, bijvoorbeeld voor administratie, bewijsvoering of de verdediging van onze rechten, kunnen bepaalde gegevens langer bewaard worden.
- Klant-, contract- en projectgegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor de uitvoering en opvolging van onze diensten, en daarna zolang dat redelijkerwijs nodig is voor administratieve, juridische, commerciële of technische opvolging.
- Contactgegevens van klanten, voormalige klanten, leveranciers, partners en zakelijke relaties bewaren wij zolang er een relevante zakelijke relatie bestaat of zolang verdere opvolging redelijkerwijs nuttig of nodig kan zijn.
- Supportvragen, technische communicatie en e-mails bewaren wij zolang dat nuttig of nodig is voor opvolging, dienstverlening, bewijsvoering, beveiliging, continuïteit of toekomstige ondersteuning.
- Toegangsgegevens, wachtwoorden en accountgegevens die u ons bezorgt of vraagt te beheren, bewaren wij zolang dat nodig of nuttig is voor de uitvoering, ondersteuning of opvolging van onze diensten, tenzij u vraagt om die gegevens te verwijderen en er geen geldige reden is om ze langer te bewaren.
- Technische logs bewaren wij zolang dat nodig is voor beveiliging, foutopsporing, misbruikpreventie en de stabiliteit van onze systemen. Bij incidenten, misbruik, technische problemen of betwistingen kunnen logs langer bewaard worden.
- Gegevens die gebruikt worden voor nieuwsbrieven of marketingmails bewaren wij tot u zich uitschrijft, uw toestemming intrekt of bezwaar maakt tegen verdere marketingcommunicatie. Na een uitschrijving kunnen wij uw gegevens nog bewaren op een uitschrijflijst of in het klantenbestand, zodat wij uw keuze kunnen respecteren en u niet opnieuw ongewenste marketingcommunicatie ontvangt. Wanneer dezelfde gegevens ook nodig zijn voor andere doeleinden, zoals klantenbeheer, facturatie, support of contractuele opvolging, kunnen zij daarvoor verder bewaard worden.
- Gegevens die wij als verwerker verwerken voor klanten, bewaren wij volgens de afspraken met die klant en onze verwerkersovereenkomst.
Wanneer gegevens worden verwijderd uit actieve systemen, kunnen zij nog tijdelijk aanwezig blijven in backups. Deze backups worden enkel gebruikt voor beveiliging, continuïteit en herstel bij technische problemen of incidenten. Gegevens in backups worden niet actief gebruikt en verdwijnen volgens de normale backupcyclus.
9. Cookies
Cookies zijn kleine bestanden die op uw toestel worden geplaatst wanneer u een website bezoekt. Sommige cookies zijn noodzakelijk om een website technisch goed te laten werken. Andere cookies kunnen worden gebruikt voor statistieken, voorkeuren of marketing.
Op it4professionals.be gebruiken wij CookieYes om uw cookievoorkeuren te beheren. Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij uw toestemming. U kunt uw toestemming later wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op de website.
Meer informatie over de cookies op it4professionals.be vindt u in het afzonderlijke cookiebeleid.
Op solidmailings.be gebruiken wij enkel noodzakelijke cookies. Deze zijn nodig om de website technisch correct te laten functioneren. Wij gebruiken op solidmailings.be geen cookies voor tracking, marketing of statistieken.
Binnen beveiligde klantomgevingen of platformen kunnen noodzakelijke cookies worden gebruikt voor bijvoorbeeld login, sessiebeheer, veiligheid of het onthouden van technische voorkeuren.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.
Wij besteden onder meer aandacht aan:
- beveiligde verbindingen;
- toegangscontrole;
- wachtwoordbeveiliging;
- backups;
- monitoring;
- beveiliging van servers en software;
- beperking van toegang tot persoonsgegevens;
- vertrouwelijkheid bij medewerkers, leveranciers en partners;
- regelmatige evaluatie van beveiligingsmaatregelen.
Geen enkel systeem is volledig vrij van risico’s, maar wij doen het nodige om persoonsgegevens zorgvuldig en passend te beveiligen.
11. Uw rechten
U hebt verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.
U hebt onder meer het recht om:
- informatie te krijgen over de verwerking van uw persoonsgegevens;
- inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken;
- onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
- persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer daar een geldige reden voor is;
- de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- bezwaar te maken tegen direct marketing;
- uw toestemming in te trekken wanneer een verwerking op toestemming gebaseerd is;
- uw persoonsgegevens in bepaalde gevallen in een overdraagbare vorm te ontvangen.
Deze rechten zijn niet altijd absoluut. Soms mogen of moeten wij bepaalde gegevens blijven bewaren, bijvoorbeeld om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, om onze rechten te verdedigen of om de veiligheid van onze diensten te waarborgen.
Wilt u een recht uitoefenen? Contacteer ons dan via info@it4professionals.be. Vermeld duidelijk welk recht u wilt uitoefenen en op welke gegevens uw verzoek betrekking heeft.
Om te vermijden dat wij gegevens aan de verkeerde persoon bezorgen of aanpassen, kunnen wij vragen om uw identiteit te bevestigen.
12. Klacht indienen
Als u vindt dat wij niet correct omgaan met uw persoonsgegevens, vragen wij u om eerst contact met ons op te nemen. Wij bekijken dan graag samen hoe we dit kunnen oplossen.
U hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
13. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze diensten, websites, werkwijze of wettelijke verplichtingen wijzigen.
De meest recente versie vindt u steeds op onze website. Bovenaan deze privacyverklaring vermelden wij de datum van de laatste wijziging.
